Las 8 claves para el manejo de refacciones en una empresa de transporte
La industria del transporte por carretera está experimentando una escasez de partes. Aunque comenzó con los fabricantes de camiones que tenían problemas para obtener chips de computadora y otras piezas y componentes para sus líneas de ensamblaje, ahora está llegando al mercado de accesorios y las flotas están experimentando tiempos de espera para las piezas de repuesto necesarias para completar el servicio de mantenimiento o las reparaciones.
Tener un camión parado por falta de refacciones es caro.
Cada día de inactividad le cuesta a una flota entre $ 16,000 y $ 20,000 pesos según estimaciones de la industria.
Es más importante que nunca que las flotas administren cuidadosamente sus inventarios de piezas. Esto ayuda a garantizar que tengan las piezas correctas en stock cuando las necesiten. Una buena gestión del inventario también significa que no tendrán piezas innecesarias en stock que nunca se utilizarán.
Aquí hay algunas reglas simples que ayudarán a las flotas a administrar sus inventarios de manera más efectiva e incluso les ayudarán a superar la escasez de repuestos.
- El uso de BMF
Las BMF son las BITÁCORAS DE MANTENIMIENTO DE FLOTA. Para administrar con éxito un inventario de piezas, las flotas necesitan datos. Ahí es donde entran en juego los estándares de informes de mantenimiento de vehículos.
“La gestión del inventario es más fácil si podemos utilizar la codificación BMF de todo tipo de información”, dice Pete Russo, vicepresidente senior de estrategia e innovación de productos de Decisiv, un proveedor de gestión de servicios de activos. Los códigos BMF “normalizan los datos”, dice.
El uso de códigos BMF establece números de pieza estándar, independientemente del concesionario o distribuidor que utilice la flota para adquirir piezas o la marca y modelo del vehículo.
“Esto hace posible obtener las piezas necesarias con mayor facilidad”, explica Paul Reynolds, consultor de piezas y experto sénior en productos de Karmak, un proveedor de software de transporte, incluidos los sistemas de gestión de piezas.
Russo agrega: “Cualquiera que provenga del mundo de los datos le dirá que debe tener algunos estándares para poder comparar la información”.
- Registra todos los datos
Con los códigos BMF como base, todos los datos relacionados con los eventos de mantenimiento y reparación deben reunirse en un solo lugar para que una flota pueda ver todas las piezas que alguna vez ha utilizado.
“Necesita saber qué tiene, dónde está, cuánto cuesta, qué está usando y qué tiene pedido”, dice Reynolds.
Además de capturar información sobre las piezas utilizadas, también incluya información sobre el año del vehículo, la marca, el modelo, el motor y la cantidad de millas u horas del motor.
También incluya el motivo de la reparación. ¿Fue solo un servicio de mantenimiento o hubo una avería? Sin embargo, Russo advierte que la inclusión de reparaciones de accidentes puede sesgar los datos, ya que son eventos no planificados.
Los registros de mantenimiento y las marcas / modelos de vehículos son fuentes de datos clave que pueden ayudar a que una flota siga funcionando, dice Terry Livingston, director senior ventas de flotas en Meritor. “Conocer la antigüedad, las millas recorridas por año, la cobertura de la garantía y los intervalos de reparación de cada vehículo permitirá que una flota y sus socios de distribución determinen las necesidades de inventario y repuestos”.
Él dice que el proceso de reparación se puede dividir en dos categorías: componentes portátiles y componentes rompibles.
Los componentes portátiles incluyen componentes de frenado, por ejemplo. “Estos dispositivos portátiles se pueden predecir y su reemplazo a menudo se basa en el tiempo”, explica Livingston. “Esto puede ayudar en la previsibilidad del servicio y la necesidad de inventario.
“Los componentes rompibles incluyen motores, transmisión y líneas de transmisión. A menudo, estos son problemas repentinos, y las flotas deben trabajar con sus socios de distribución para tener un plan y un proceso implementado para tener las piezas en el taller dentro de las 24 horas o menos para que el vehículo funcione “.
Reynolds de Karmak enfatiza la importancia de “registrar un historial de demanda preciso en todas las piezas que está utilizando”. Recuerde tener en cuenta los plazos de entrega para que reflejen las tendencias actuales. Es posible que las flotas tengan que ajustar la frecuencia de los pedidos y los días de existencias para mantener niveles razonables de existencias durante la escasez.
3.Hacer registros limpios y precisos
Las flotas deben mantener registros de inventario informáticos limpios y precisos.
“Los números de pieza deben formatearse de manera coherente y coincidir con los números de pieza del proveedor”, dice Reynolds. “Los números de BMF deben coincidir con los estándares de BMF. La cantidad disponible y la cantidad en el pedido deben coincidir con lo que está en el estante más las órdenes de compra abiertas. Los números de pieza deben tener la ubicación actual de los contenedores. Los costos deben ser correctos “.
Las flotas también necesitan realizar un recuento de inventario físico con regularidad.
“Predicamos la importancia de contar las piezas de movimiento rápido semanalmente al menos una vez al mes”, dice Jacob Findlay, fundador y director ejecutivo de Fullbay, proveedor de software de gestión de talleres y reparación de camiones de servicio pesado. Las flotas deben determinar el número de días de stock que tienen para cada pieza.
“Esta es una fórmula matemática simple en la que si usa una pieza 10 veces en un mes y su cantidad en existencia de esa pieza es 10, tiene un suministro para un mes a la mano”, explica Findlay. “Si tiene 20 en stock, ahora tiene un suministro para dos meses”.
Sin embargo, advierte a las flotas que tengan cuidado de no almacenar demasiado.
“El costo de mantenimiento de las piezas es de más del 15% al 20% anual. No desea comenzar a gastar todo su efectivo en inventario que tiene un ROI negativo “.
Además, Reynolds aconseja a las flotas que “publiquen las piezas en los pedidos de reparación tan pronto como se retiren del inventario, para que la demanda esté al día”. También tenga en cuenta las piezas que se necesitaban para una reparación pero que no estaban en stock.
Supervise las órdenes de compra abiertas y ciérrelas una vez que se entreguen las piezas para asegurarse de que haya un registro preciso de lo que está en orden.
- Establecer niveles mínimos de existencias
Cada flota debe tener un plan proactivo para tener piezas críticas a mano durante los buenos y malos tiempos, según Livingston.
“Este nivel mínimo de existencias asegurará contra los problemas del día, lo que conducirá a una mayor productividad y un mayor tiempo de actividad para los vehículos”, dice. “Trabaje con sus socios de distribución para determinar las necesidades de piezas críticas y el nivel mínimo que debe tener. Este inventario debe personalizarse para sus vehículos en servicio “.
- Pronosticar y hacer predicciones
Hace dos o tres años, era posible observar los datos capturados de los eventos de mantenimiento y reparación y detectar tendencias de averías. Hoy en día, gracias a la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, es posible que las flotas vean más allá de las tendencias para pronosticar y predecir las necesidades de piezas en función de más variables.
“La inteligencia artificial y el aprendizaje automático permiten que las flotas tengan en cuenta diferentes variables y realicen mejores predicciones sobre qué piezas van a necesitar y cuándo las van a necesitar”, dice Russo de Decisiv.
La información sobre la escasez de piezas puede ser una de las variables incluidas en el análisis. Esto puede impulsar decisiones sobre si almacenar una pieza (si es posible), buscar fuentes alternativas para la pieza fuera de la lista de proveedores normales de la flota o considerar una pieza de repuesto diferente a la que se usa habitualmente.
- Trabajar con proveedores
Los proveedores de repuestos, ya sean comerciantes o distribuidores, pueden ser un gran activo para establecer los cronogramas de pedidos y entregas.
“Existe una idea general en el canal de posventa de que el inventario puede no estar en los estantes de las ubicaciones físicas [locales]”, dice Daniel Griffin, director senior de posventa / soluciones digitales en Dana Aftermarket. Sin embargo, la realidad es que, al menos en algunos casos, la pieza puede existir en otros lugares.
La nueva tecnología permite a proveedores como Dana dar a los clientes visibilidad de otros lugares donde puede encontrarse una pieza.
“Por ejemplo, podríamos tener esa pieza en uno de nuestros centros de distribución o en nuestra ubicación de fabricación”, dice Griffin. La tecnología como API hace que sea más fácil para los proveedores comunicar que, de hecho, tienen la pieza disponible en algún lugar de su red y pueden trabajar para llevarla al cliente.
Las flotas deben considerar trabajar con proveedores que puedan comunicar automáticamente la ubicación de la pieza que buscan. Es mejor si esto se puede hacer en tiempo real para que la información esté actualizada al minuto.
“Cuando ve que tenemos 50 piezas en nuestro centro de distribución y 12 en nuestro sitio de fabricación, es información en tiempo real”, explica.
Findlay de Fullbay cree que los proveedores pueden ayudar abriendo sus niveles de existencias a las flotas. Si bien algunos distribuidores tienen esta información disponible en sus sitios web, “en su mayor parte, todavía estamos en los días de hablar por teléfono y preguntar, parte por parte,” ¿Tienen esto? “
Hoy, dice, “las API modernas permiten que los distribuidores de piezas se abran y compartan esta información con las flotas. No son solo los distribuidores de piezas; también son los proveedores. Los distribuidores les dicen a los proveedores de forma transparente exactamente qué se está utilizando y cuándo.
Los proveedores les dicen a los distribuidores lo que se avecina, cuáles son sus previsiones y qué tienen en stock en sus diferentes almacenes. Luego, los distribuidores pueden compartir con las flotas lo que tienen en stock en sus diversos centros de distribución “.
Findlay cree que tener este tipo de información sobre toda la cadena de suministro es fundamental para las flotas a la hora de tomar decisiones de almacenamiento, especialmente sobre piezas de misión crítica.
- Empiece poco a poco
Puede parecer abrumador emprender un proyecto de tecnología, pero Decisiv’s Russo aconseja a las flotas que no muerdan más de lo que pueden masticar. “Empiece de a poco y genere confianza y experiencia a partir de un proyecto”, dice.
Por ejemplo, una flota puede elegir una determinada aplicación, región o marca de camión para recopilar y analizar datos sobre un conjunto limitado de vehículos. Una vez que la flota obtiene los resultados iniciales, Russo sugiere confiar en un experto de la industria para que les diga si los resultados tienen sentido y para validar sus hallazgos. Una vez que se han validado los resultados, la flota puede estar segura de que está recopilando los datos adecuados en la forma adecuada y puede sentirse cómoda al expandir el alcance del proyecto.
- Revisar periódicamente
Configúrelo y olvídelo no es una buena estrategia cuando se trata de administrar el inventario. Si bien inicialmente puede llevar mucho tiempo configurar la base de datos que permite a la flota administrar el inventario, una vez que está en su lugar, se convierte en una simple cuestión de “revisarla trimestralmente para buscar excepciones y anomalías”, dice Russo.
Durante una revisión, un administrador de flota puede notar que cierto tipo de avería ocurre con más frecuencia, por lo que es posible que sea necesario cambiar los niveles de existencias de las piezas asociadas con esa reparación. Sin embargo, las flotas no deberían tener que hacer cambios al por mayor en las piezas que mantienen en el inventario y cuántas de cada una tienen, a menos que realicen cambios en su base de activos.
Las flotas también deben tener algunos controles de inventario en su lugar para asegurarse de que “las piezas no salgan por la puerta”, dice Findlay. “Hay formas de minimizar los costos de mantenimiento del 15% al 20% mediante algunos controles de prevención de fraude de sentido común”.
Además, si las flotas solo mantienen en stock las piezas que realmente necesitan, eso ayuda en gran medida a reducir los costos de transporte, “porque tiene menos obsolescencia; tiene menos piezas en el estante que nunca se usan ”, explica Findlay.
Sin embargo, en un momento como este, donde existen limitaciones en la cadena de suministro, las flotas deben buscar aumentar sus niveles de existencias de seguridad porque el tiempo de espera para obtener piezas puede extenderse.
“Si el plazo de entrega es el mismo día, entonces casi no es necesario tener muchas piezas en stock”, dice Findlay. “Pero si el plazo de entrega se convierte en dos días o una semana o dos semanas, entonces debe considerar mantener algunos en stock que antes no tenía”.
Livingston de Meritor dice que las técnicas de gestión proactiva, como el inventario posicionado previamente, el inventario personalizado y el trabajo con fabricantes OEM y socios de distribución, “pueden ayudar a las flotas individuales a maximizar el tiempo de actividad y minimizar la cantidad de inventario que necesitan almacenar”.
