¿Cómo se están digitalizando las flotas privadas?
Las flotas privadas hoy en día están modernizando sus camiones con las últimas características tecnológicas, pero también están trabajando para modernizar sus operaciones de back-office digitalizando sus flujos de trabajo de contratación.
Este movimiento nació de la pandemia cuando había una necesidad imperiosa de reducir el número de manos que tocaban los contratos de papel físico. Sin embargo, ahora las organizaciones ven el valor en pasar del papel a lo digital por muchas razones que enfatizaron la seguridad, el cumplimiento y la eficiencia de los activos.
Los contratos son la sangre vital de las relaciones entre flotas, prestamistas y otros socios y proveedores. Con el advenimiento de soluciones tecnológicas que facilitan la transformación digital, las empresas están reduciendo cada vez más su dependencia de los contratos de papel. Este cambio no sólo mejora la rapidez y la eficiencia de las transacciones, sino que también garantiza una mayor seguridad y el cumplimiento de una reglamentación estricta para la financiación de equipos.
La transición a los contratos digitales también se refiere a las preocupaciones relacionadas con el almacenamiento de documentos y el control del acceso. Por ejemplo, la digitalización permite una mejor protección de los documentos durante las transferencias entre flotas privadas y sus socios financieros.
Reconociendo las ineficiencias en los procesos basados en papel, las flotas y sus asociados financieros están tratando activamente de reducir al mínimo su dependencia del papeleo físico. Este cambio se observa especialmente en muchas industrias que operan flotas privadas, como la construcción. Como ejemplo de ello, en cuanto a cómo las empresas han contratado asociaciones con flotas de transporte, alrededor del 7,5% de todos los documentos terminan perdiéndose, razón por la que mantener todo lo digital hoy es efectivo.
Un flujo de trabajo digital más preciso y seguro
Claro, muchas organizaciones hoy en día todavía usan papel, pero las principales empresas de la industria están realizando muchos beneficios adicionales que una oficina de espalda digital crea. En primer lugar, la digitalización mejorará significativamente la precisión y los costos añadidos para gestionar el papel, mantenerse al día con las revisiones, etc. Además, los contratos digitales no solo reducen el riesgo de utilizar acuerdos obsoletos, sino que también facilitan interacciones más fluidas entre el prestamista y el concesionario de camiones o las empresas.
Las flotas privadas y sus socios financieros han reconocido claramente la importancia de evolucionar del papel sólo a un entorno de contratación digital. El resultado ha sido un procesamiento más rápido, flujos de trabajo simplificados y manejo de documentos más confiables y confiables.
A los gerentes les gusta la facilidad de iniciar sesión, revisar y firmar sus documentos, lo que automáticamente empuja el documento al siguiente aprobador.
Además, aparte de las firmas electrónicas y la contratación digital, el almacenamiento electrónico de estos contratos es crucial para todas las partes implicadas, garantizando un acceso seguro y facilitando auditorías.
La contratación digital sólo crecerá en protagonización. Por lo tanto, las organizaciones deberían reconocerlo si quieren ser considerados líderes del mañana. Según datos de la industria, se prevé que el tamaño del mercado global de la firma digital crezca de 7.400 millones de dólares en 2023 a 34 mil 800 millones de dólares para 2028. Las principales empresas de sus respectivas industrias se volverán rápidamente hacia la digitalización de sus contratos y firmas.
La siguiente fase de la contratación de la transformación digital implicará apalancamiento de procesos avanzados de flujo de trabajo como contratación electrónica, origen multicanal, certidumbre digital, auditoría, gobernanza de documentos, seguridad, gestión de activos post-transacciones y tareas de análisis. Cada una de estas áreas puede parecer mundano a la persona promedio, pero cada una sigue siendo crítica para que la industria evolucione al siguiente capítulo de la digitalización.
La gestión centralizada de los datos permitirá a las flotas privadas y a sus socios financieros acceder y analizar metadatos en diversos canales de origen y clases de activos.
Además, ayudará a controlar y rastrear el acceso, gestionar los cambios de estado y transferir el control de los documentos digitales, al tiempo que utilizará sofisticados controles y permisos granulares para permitir la separación y visibilidad de los departamentos. Todo esto redundará en una mayor rapidez y eficiencia de los procesos para toda la industria.
A pesar de los beneficios de la transformación digital, algunas organizaciones han tardado en adoptar estos cambios. Los desafíos, como los procesos internos heredados, la resistencia de los usuarios y las preocupaciones sobre los costos de software han obstaculizado el progreso para algunos. Sin embargo, retrasar esta adopción de soluciones digitales redundará en una desventaja competitiva.
Con estas mejoras, las industrias de financiación de equipos y flotas privadas pueden avanzar en la transformación digital. Desde transacciones de originación hasta operaciones auxiliares, la transformación digital puede revolucionar cómo operan y colaboran los fabricantes de equipos originales, los concesionarios, los financiadores de equipos y las propias flotas.
Fuente Fleet Owner
