Debes usar la “Evidencia de entrega” en tu empresa de transporte

Cada mes la industria del transporte de carga terrestre pierde millones de pesos por no poder entregar al cliente la famosa “evidencia de la entrega”. 

La Carta de Porte, entre muchas otras cosas y que hablaremos en la siguiente entrega, funge como un recibo de las mercancías trasladadas; demuestra la carga, despacho y entrega de la misma, e indica el estado general de los bienes recibidos. Además, funge como contrato de transporte entre el cargador y el porteador.

A menos que haya un contrato firmado por ambas partes previo al servicio de transporte, el contrato que rige está ubicado al reverso de la Carta de Porte. 

Algunas empresas solicitan al autotransportista que entregue a sus clientes en destino las facturas originales de la venta del producto que transportan; debemos recordar que de no haber contrato en el cual ambas partes acuerden que el servicio del flete no se pagará a menos que se entreguen las evidencias de la entrega de las facturas u otros formatos solicitados, esta práctica no tiene sustento legal y no puede ser aceptada por ningún transportista.

¡La evidencia de entrega es la Carta de Porte firmada o sellada de recibido por el destinatario, recuérdelo muy bien! Hay muchos autotransportistas que se preocupan más porque le sellen de recibido las facturas de sus clientes y otros formatos adicionales que su propia Carta de Porte. 

Pase lo que pase, siempre solicite que la Carta de Porte sea firmada o sellada de recibida. 

Ahora bien, si su cliente le pide que también le sellen sus facturas u otro formato, deje muy claro que es un servicio adicional, y deje muy claro que nunca estará condicionado en ningún momento el pago de los servicios de transportecontra la entrega de dichos formatos. Estos servicios normalmente generan un cargo adicional y lo incluyen en su catálogo de cargos accesorios.

Le recomiendo que, si usted desea prestar el servicio de entrega de facturas al destinatario, uno, cobre un cargo adicional por dicho servicio y, dos, incluya una cláusula en la aplicación de crédito, o contrato, que establezca que su empresa no se hace responsable por la pérdida o por la no entrega de dichos documentos. 

En caso de pérdida o de no entrega de la factura al destinatario, se cancelaría el cargo por dicho servicio, pero el flete se deberá pagar por completo sin deducción alguna.

Cuide mucho su verdadera evidencia, la Carta de Porte. Asegúrese de que siempre sea firmada al descargar y guárdelas muy bien. Recomiendo contar con sistemas que le permitan guardar dichos documentos de manera electrónica y en sus archivos físicos también.