¿Qué es un TMS y que debo considerar para comprar un Software de Transporte?

En la logística y el transporte la claridad y la eficiencia operacionales suelen ser la diferencia entre el éxito y el fracaso. Las empresas reconocen que el 98% de las grandes y el 83% de las pequeñas empresas recurren a los sistemas de gestión del transporte (TMS) como su herramienta estratégica para racionalizar los procesos y mejorar el rendimiento.

Pero qué es exactamente un TMS, y cómo mejora su negocio? En este artículo, aprenderás lo esencial de los sistemas de gestión del transporte, sus funciones y beneficios, y cómo elegir el mejor TMS para tu organización.

¿Qué es un Sistema de Gestión de Transporte (TMS)?

TMS es un acrónimo de Transport Management System, lo que quiere decir en español, Sistema de Gestión de Transporte.

El software del sistema de gestión del transporte puede ayudar a las empresas a gestionar el movimiento de mercancías y mercancías de manera más eficaz. Las empresas con una necesidad consistente de envío y recepción o movimiento de carga, como una compañía comercial, minorista o fabricante/distribuidor, pueden beneficiarse de la utilización de un TMS.

El software simplifica numerosas facetas del proceso de transporte, incluyendo planificación, ejecución, facturación y reporte.

Un TMS también puede integrarse con sus otras tecnologías, como su ERP, dispositivos electrónicos de registro, sistemas de tarjetas de combustible y software de contabilidad, para hacer las operaciones de transporte más eficientes y rentables. Sirve como centro central coordina diversas actividades de transporte y garantiza una comunicación fluida entre todas las partes.

Funciones básicas de un sistema de gestión del transporte

Los TMS ofrecen varias características para aumentar la eficiencia y la visibilidad en sus operaciones diarias de transporte. Estas funciones proporcionan visibilidad en su negocio de transporte, automatizan múltiples tareas y proporcionan información estratégica y control operativo.

Aquí está una mirada a algunas de las funcionalidades básicas de un TMS y cómo cada uno contribuye a la optimización de sus procesos de transporte de negocios.

Gestión del orden

Un TMS ayuda a gestionar y organizar las órdenes de transporte, incluyendo entrada, consolidación y optimización del pedido.

Ordenación de carga y optimización

Los TMS pueden optimizar las cargas eligiendo las rutas y modos de transporte más rentables. Las características de planificación de carga tienen en cuenta factores tales como las características de flete, destino y plazos para garantizar una entrega eficiente y rentable.

Un TMS también puede facilitar la gestión de los transportistas para ayudar a las empresas a elegir transportistas que mejor satisfagan sus necesidades y criterios específicos. El objetivo principal es maximizar la capacidad de carga y reducir al mínimo los costos de transporte, al tiempo que se adhieren a los horarios de entrega y a los requisitos de cumplimiento.

Ejecución de carga

Los procesos de reserva y licitación son fundamentales para el éxito operativo. Un buen TMS es un facilitador, lo que facilita la asignación de cargas a transportistas y conductores. Permite a las empresas comparar tarifas, evaluar el rendimiento de los transportistas y asegurar las opciones de transporte más adecuadas. Este componente de un TMS garantiza que cada carga se manegue eficientemente, desde la fase de reserva inicial hasta la ejecución final, alineándose con las líneas de tiempo establecidas y los parámetros de costos.

Facturación y pagos

Un TMS también puede abordar los aspectos financieros del transporte, incluyendo liquidación, auditoría y facturación. Mas aun ahora que en México es obligatorio el Complemento Carta Porte

Estas funciones automatizan los procesos de facturación y pago para garantizar la precisión y reducir los gastos generales administrativos. También proporciona herramientas para auditar las facturas de flete, identificar discrepancias y garantizar el cumplimiento de las condiciones contractuales. La atención se centra en mantener la integridad financiera y racionalizar el ciclo de vida del pago, desde la facturación hasta el reconocimiento de ingresos.

Rastreo de fletes

El seguimiento de carga es crucial para su negocio de transporte y se puede integrar o integrar con su TMS. Ofrece visibilidad en tiempo real sobre el estado y la ubicación de los envíos, permitiendo a su negocio monitorear el progreso del tránsito, anticipar retrasos y comunicar actualizaciones oportunas de los clientes.

Esto mejora la transparencia de la cadena de suministro, permitiendo gestionar y responder proactivamente a los desafíos de tránsito. El seguimiento de la carga es esencial para mantener el control sobre el proceso de envío y garantizar un rendimiento de ejecución fiable.

Reportes y Analytics

La presentación de informes y la analítica en un TMS proporcionan información crítica para la toma de decisiones estratégicas. La mayoría de los sistemas TMS ofrecen análisis avanzados y la capacidad de realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPIs). Esta información es crucial para la mejora continua y la planificación estratégica, permitiendo a las empresas identificar tendencias, optimizar las operaciones y tomar decisiones basadas en datos para las futuras necesidades de transporte.

Beneficios de un sistema de gestión del transporte

Una plataforma de gestión del transporte (TMP) ofrece importantes beneficios a las empresas involucradas en la logística y el transporte marítimo. Las ventajas de un TMP o TMS tocar todos los aspectos de la gestión del transporte. Estos son algunos de los principales beneficios:

Ahorra tiempo y dinero

Optimizar los envíos con un TMS puede ahorrarle tiempo y dinero. Un TMS reduce el kilometraje innecesario y el consumo de combustible al elegir la ruta y el modo de transporte más eficientes. Además, simplifica los procesos de selección y negociación de tarifas de los transportistas para reducir los gastos de flete. Esta eficiencia se traduce en menores costos operativos y tiempos de entrega más rápidos.

Unifica procesos

Un TMS es fundamental para simplificar las operaciones logísticas actuando como un centro central para gestionar auditorías de fletes, procesamiento de facturas, pagos y análisis de costos del desempeño. La centralización de estas funciones reduce la posibilidad de errores y permite a los equipos concentrarse en iniciativas más estratégicas en lugar de tareas tediosas. Una operación más eficiente resulta en un negocio más productivo.

Mejora el rendimiento en curso

Un TMS aumenta significativamente el rendimiento operativo continuo ofreciendo actualizaciones en tiempo real y análisis detallados. Esta funcionalidad garantiza que las empresas tengan información actualizada sobre el envío, lo que permite respuestas rápidas a cualquier cambio o desafío logístico. Un TMS también proporciona informes amplios que permiten a los expertos identificar esferas de mejora, reducir los costos operacionales y mejorar la calidad de los servicios.

Cómo elegir el software de gestión del transporte: 9 consejos para el éxito de TMS

Elegir el TMS adecuado puede tener un impacto significativo en sus operaciones logísticas. Para asegurar que el TMS elegido se alinea bien con sus objetivos operativos y a largo plazo, aclímate a esta decisión metódicamente. Aquí están algunos de nuestros consejos superiores divididos en pasos clave para ayudar a racionalizar su proceso de selección.

1. Considere sus metas

Comienza definiendo tus objetivos logísticos. Qué estás tratando de lograr con un TMS? Esto podría incluir objetivos como reducción de costos, eficiencia de procesos, mejor servicio al cliente o mejor visibilidad de datos. Los objetivos claros guiarán su búsqueda, lo que le permitirá centrarse en las funciones de TMS más relevantes para sus necesidades de negocio.

2. Analizar sus sistemas actuales

Elegir un TMS que se integre perfectamente con su pila de tecnología actual, como sistemas de gestión de almacenes, sistemas de gestión de inventario y otras herramientas operativas, es esencial. Asegúrese de que las posibles soluciones TMS se integren bien con los sistemas existentes, centrándose en la transferencia de datos, interfaces de usuario y alineación de procesos. El objetivo es evitar los problemas de integración que conduzcan a interrupciones y costos operativos.

3. Revisión de capacidades de integración

Además de integrarse sin problemas con su actual pila de tecnología, su TMS debe estar listo para adaptarse a las tecnologías y sistemas futuros. La disponibilidad de APIs, la compatibilidad con las tecnologías emergentes y la capacidad de adaptarse a nuevos procesos desempeñan un papel crucial en la protección futura de su TMS y garantizar la longevidad y la relevancia.

4. Comprobar cumplimiento y características de seguridad

El mantenimiento del cumplimiento operativo y la protección de datos sensibles son cruciales. Coma control las medidas de seguridad de los datos de TMS, el cumplimiento de las normas legales (como el RG-D, si procede), y la capacidad de manejar la información confidencial de forma segura. Las funciones de cumplimiento y seguridad robustas son vitales para salvaguardar su negocio y mantener la confianza del cliente.

5. Considere la escalabilidad para el crecimiento futuro

Su TMS debe acomodarse a los cambios a medida que su negocio crece. Comenta funciones como diseño modular, personalización y la capacidad de manejar volúmenes de transacciones aumentados o expandirse a nuevas regiones geográficas. Su TMS debe ser escalable para seguir siendo una herramienta valiosa para su negocio a largo plazo, evitando futuros reemplazos del sistema.

6. Haz una lista de preselitos

Para identificar soluciones de TMS que satisfagan sus necesidades de negocio, realice una investigación exhaustiva. Revise revisiones, busque recomendaciones de pares de la industria y examine varias opciones de TMS, luego desarrolle una lista de sus mejores opciones de TMS. Los programas de revisión basados en la industria pueden proporcionar información adicional, ya que tienen equipos dedicados llevando a cabo una amplia investigación. Vea por qué FreightWaves Calaciones recientemente nombrado PCS como un TMS Top para Transportistas. Utilizando esta lista de preseleccionados, puedes concentrarte en las opciones más prometedoras y racionalizar el proceso de selección para una evaluación más profunda.

7. Evaluar la reputación y el apoyo de los vendedores

Asegúrese de examinar cuidadosamente las reputaciones de los vendedores que usted ha preselariado. Un proveedor con un historial sólido en su industria y retroalimentación positiva de los clientes es más probable que proporcione una solución confiable y eficaz. Además, mire la disponibilidad de servicio al cliente, los recursos de formación y el apoyo técnico. Un proveedor con un excelente apoyo garantizará una transición sin trozos y una solución eficiente de problemas durante la aplicación y posterior al TMS.

8. Pon a prueba tus mejores herramientas

Las demostraciones y los períodos de prueba están disponibles en muchos proveedores de TMS. Puede utilizar las pruebas para evaluar cómo funciona el software en su lugar de trabajo, lo fácil que es utilizar y lo bien que se integra con sus procesos. Tome nota de cómo cada sistema maneja sus desafíos logísticos específicos y lo intuitiva que es la interfaz para su equipo. Serás más capaz de elegir el TMS que mejor se adapte a tus necesidades después de adquirir experiencia de primera mano.

9. Realizar un análisis de costo beneficio

Por último, realice un análisis integral de costo-beneficio para sus herramientas principales. Considere el costo total de la propiedad, incluidos los costos iniciales de la creación, las cuotas de suscripción y las posibles economías en eficiencia operacional. Asegúrese de sopesar estos costos con los beneficios esperados, como ahorro de tiempo, reducción de errores y mejor satisfacción del cliente. Utilizando este análisis, puede seleccionar un TMS que cumpla con sus requisitos funcionales y ofrezca la mejor relación calidad-precio.