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Estos procedimientos pueden ayudarte a mantener tu negocio de transporte en la pandemia

Dirigir una empresa de transporte no es fácil. En estos tiempo de pandemia por el Covid 19, en el mejor de los días, las empresas tienen algunos camiones en carretera y emplean a algunos operadores para que las ruedas sigan girando.

Cada vez más, los transportistas requieren una variedad de tecnologías, desde el seguimiento y localización hasta el Intercambio Electrónico de Datos, o EDI, lo que supone mas inversión para los transportistas.

Casi todos los transportistas, desde el hombre-camión hasta la gran flota, han escuchado casi inevitablemente la siguiente frase últimamente de sus clientes: Eres bueno, pero podemos cambiar de transportista.

También es cierto que a medida que las empresas de transporte se quedan en el camino, la pandemia causa pérdidas de empleos, el temor de fallar al tratar de cambiar de transportista existe.

En lugar de miedo, incertidumbre y duda, los transportistas pueden infundir confianza y estabilidad a través de tecnología y procesos.

En el transporte, esto significa alinearse con los Procedimientos Operativos Estándar (POE) antes de recoger o entregar un solo envío. Debido a que la logística es realmente un juego de excepciones, es fundamental establecer el proceso para gestionar lo inesperado, y los POE son una forma de superar los desafíos.

Como práctica recomendada, un Procedimientos Operativos Estándar (POE) debe tener tres piezas críticas de información. En algunos casos, estas variables deben discutirse y negociarse, ya que cada embarcador y transportista tiene su enfoque y sus sistemas. En otros, sin embargo, no debería haber margen de maniobra; establecer expectativas es básico para asegurar un compromiso exitoso.

Un ejemplo de esto último, donde se desalienta la flexibilidad, es crear una lista de contactos. Muchos embarcadores requieren un único punto de contacto para cualquier excepción. Esto, sin embargo, no es real. La gente toma vacaciones y ocasionalmente duerme.

En lugar de un sólo contacto, los transportistas pueden establecer un directorio telefónico a manera de árbol, para que si no conteste uno siga otra opción y así sucesivamente, que le permita al cliente saber a quién contactar sin importar la hora del día.

Los requisitos del directorio telefónico deben ir en ambos sentidos. Como transportista, su operador puede conducir durante la noche, solo para llegar a un almacén donde no hay quién lo descargue. Esto lleva a tarifas de demoras (los clientes odian pagarlas) y también tiene el potencial de interrumpir el resto del viaje del conductor, reduciendo sus horas de servicio.

Otro asunto que debe abordarse en un POE es el nivel correcto de transparencia. Muchos de los transportistas avanzados están trabajando para alinear la dotación de personal de su almacén con los tiempos de llegada esperados.

Lo hacen para que haya más manos disponibles cuando la mayoría de los camiones cargan y descargan, aprovechando al máximo sus equipos.

Para estas empresas, una pequeña variación en el Tiempo Estimado de Llegada (TEL) es pésimo en sus planes. Para otras compañías, sin embargo, un ajuste de 35 minutos a Tiempo Estimado de Llegada, lo que significa que un conductor llegará en el medio de su ventana de entrega en lugar de al principio.

Lo que es ideal para un cliente puede ser la comunicación excesiva para otro puede ser demasiado desagradable, esto lo debes de medir con precisión.

Muchos de los mayores embarcadores requieren que sus socios de transporte incorporen Intercambio Electrónico de Datos dentro de sus servicios. Esto puede ser un desafío para empresas de todos los tamaños.

Una compañía de transporte de carga no debería simplemente comprar un software con capacidad de compartir EDI con la esperanza de que abra nuevas oportunidades con los grandes embarcadores.

Intercambio Electrónico de Datos puede ser una solicitud muy específica. Otros remitentes pueden solicitar un portal donde una solución de seguimiento y localización proporcione actualizaciones en tiempo real. Un tercer grupo podría pedir un mensaje de texto que diga que un conductor está a 30 minutos de descargar.

El componente final a considerar en Procedimientos Operativos Estándar son los términos de facturación. La facturación errónea es una manera de perder una relación comercial, pero también la más evitable.

Además de definir los montos acordados para una factura, también es fundamental que un Procedimientos Operativos Estándar incluya los términos de facturación. ¿Cuándo se enviará una factura? ¿Cuándo será debido? ¿Hay un recargo asociado con las facturas que tardan más de lo previsto? Aceptar todo esto antes del primer envío y luego documentar la información para ambas partes puede ayudar a evitar conversaciones incómodas y garantizar que la relación tenga expectativas claras.

Hay muchos transportistas que tienen la idea de que transportar no es la parte difícil de su trabajo… todo lo demás lo es. Para hombres camión y flotas pequeñas, una incorporación exitosa que conduzca a Procedimientos Operativos Estándar claros ayudará a mantener relaciones comerciales a largo plazo.

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