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4 prácticas eficaces para el cumplimiento de normas en la gestión de flotas

El cumplimiento normativo es uno de los temas que más inquieta tanto a gestores como a conductores de flotas. Aunque garantiza el funcionamiento de una empresa, las preocupaciones que puede conllevar son muy reales, dada la naturaleza polifacética del cumplimiento normativo para los operadores de flotas: hacerlo bien cuesta dinero y hacerlo mal cuesta aún más.

Sin embargo, esta preocupación puede eliminarse con una buena comprensión de las áreas clave de cumplimiento, así como la utilización de herramientas de gestión de flotas que pueden ser parte de tus pensamientos.

La gestión de las flotas puede agruparse en cuatro áreas clave: manejo del equipo de conductores, de la flota de vehículos, de las normativas legales y gestión de documentos.

Manejo del equipo de operadores 

El gestor de una flota, en última instancia, tiene la obligación de cuidar tanto de sus conductores como del público en general. El manejo de los conductores lo abarca todo, desde los controles de salud y la formación hasta las horas de tacógrafo, garantizando que pueda maximizar el tiempo de conducción dentro de los límites legales y manejar eficazmente cualquier problema de fatiga o salud.

El comportamiento de los conductores en la carretera o en las instalaciones de los clientes es una de las principales preocupaciones de cualquier operador de flotas, no sólo por el costo y el tamaño del vehículo que conducen o el valor de la carga que transportan, sino también por la protección del público. Poder ver cómo se maneja un vehículo y cortar de raíz cualquier falta evitará colisiones no deseadas, mantenimiento no planificado y reclamaciones y subidas de primas de seguros innecesarias.

Manejo de la flota de vehículos

Los servicios programados y las ITV son una parte bien entendida del cumplimiento normativo, pero tener una previsión eficaz de los mismos puede ayudar a equilibrar la carga de trabajo en el resto de la flota para garantizar que no se produzcan pérdidas de operaciones.

Además, el manejo de los vehículos también debe tener en cuenta las inspecciones periódicas de los vehículos, las evaluaciones de riesgos y el mantenimiento, ya que trabajar sólo en los servicios e ITV programados expone al operador de la flota a cualquier fallo o problema que pueda afectar al vehículo o al conductor en el siguiente trabajo y, por tanto, al cumplimiento de la flota. Así pues, esto requiere un proceso interno eficaz para planificar y realizar las inspecciones, sobre todo si la flota es de un tamaño considerable.

Manejo de las normativas legales

¿Sus conductores necesitan renovar sus permisos? ¿Sus licencias corresponden a la clase correcta de vehículo? ¿Tienen todos sus vehículos y conductores el seguro correcto? ¿Sus vehículos tributan correctamente y a tiempo? Estos son los aspectos básicos del cumplimiento de las políticas: los permisos conllevan un poco más de navegación. 

Gestión de documentos

La gestión de documentos y el acceso efectivo es fundamental tanto para los gestores y operadores de flotas, como para los conductores debido a la documentación que se requiere para demostrar el cumplimiento de las regulaciones. 

Invertir en una plataforma de gestión de flotas: la solución ideal para el cumplimiento normativo

Hay mucho que tener en cuenta y llegar a la cima de cada una de las cuatro áreas clave puede ser una tarea desalentadora, por ello las herramientas digitales de gestión de flotas son cruciales. 

TN360 de Teletrac Navman, por ejemplo, ayuda a las flotas a ir más allá del seguimiento de puntos en un mapa, utilizando el poder de la Inteligencia Artificial (IA) para convertir los datos en tiempo real en inteligencia empresarial que proporciona visibilidad de las operaciones de la flota, ayudando a un gestor u operador de flotas a pasar de los datos a las decisiones de forma más rápida y eficaz.

Hay una multitud de beneficios cuando transforma digitalmente las operaciones de su flota. Cada área de cumplimiento que deba gestionarse se configura como un evento digital, con notificaciones por correo electrónico y en la plataforma que garantizan que no se incumpla ningún plazo.

Los controles físicos de los vehículos pueden registrarse y enviarse digitalmente directamente a la plataforma para su registro y la adopción de medidas en caso necesario. Los documentos pueden gestionarse de forma sencilla y centralizada a través de un alojamiento basado en la nube, y los sistemas e interfaces de fácil recuperación facilitan a los conductores la recepción o el acceso cuando están en la carretera.

Con la ayuda de la inteligencia empresarial, los hitos de cumplimiento también pueden trazarse a lo largo de periodos prolongados para garantizar que la asignación de recursos y trabajos pueda planificarse con mayor antelación, asegurando que no se produzcan tiempos de inactividad de los vehículos.

Además, las plataformas de gestión de flotas eliminan la necesidad de buscar múltiples informes y manipular datos para obtener la información que necesita, ahorrándole tiempo y eliminando las frustraciones de hacer malabarismos con múltiples puntos de control del cumplimiento. 

Sus preocupaciones desaparecerán tan pronto consiga que parte del trabajo se haga por usted.

Por: Carlos Caponera, Chief Marketing Officer de Teletrac Navman